Un outil simple pour des temps complexes
Dwight Eisenhower, ancien président des États-Unis, était connu pour sa productivité :
“Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important.”
La matrice 2x2 qui porte son nom est un outil de gestion du temps qui permet de prioriser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence.
L’objectif est de vous aider à identifier les tâches qui sont importantes et urgentes, et à les traiter en priorité. Elle vous permet également de repérer les tâches qui peuvent être déléguées ou différées, afin que vous puissiez vous concentrer sur les tâches qui ont le plus de valeur ajoutée.
📆 Quand : il est préférable de planifier une réunion régulière (par exemple, hebdomadaire ou toutes les deux semaines).
⏰ Durée : de 30 min à 1h.
🎯 Objectif : discuter et catégoriser les tâches dans les quadrants de la matrice, et attribuer des priorités et des délais en conséquence.
Le déroulé de la réunion
Pour commencer, chaque personne de l’équipe liste ses tâches dans des post-its (5min) et les envoie sur le tableau.
Une fois que c’est fait, il n’y a plus qu’à les mettre en commun et à les classer en quatre catégories :
🟦 Tâches importantes et urgentes
Ce sont les tâches qui ont une haute importance et une haute urgence, c’est-à -dire qu’elles doivent être traitées immédiatement. Elles peuvent inclure des délais à respecter, des situations d’urgence, etc.
⇒ Occupez-vous de ces tâches en premier, car elles ont un impact immédiat sur vos objectifs à long terme.
🟩 Tâches importantes mais non urgentes
Ce sont les tâches qui ont une haute importance mais pas d’urgence immédiate. Il s’agit généralement de tâches qui vous aident à atteindre vos objectifs à long terme, comme la planification, la formation, etc.
⇒ Consacrez du temps à ces tâches pour éviter qu’elles ne deviennent urgentes dans le futur.
🟧 Tâches non importantes mais urgentes
Ce sont les tâches qui ont une urgence immédiate mais pas d’importance à long terme. Il s’agit généralement de tâches qui vous distraient de vos objectifs à long terme, comme les emails ou les appels non importants.
⇒ Déléguez-les ou reportez-les si possible.
🟥 Tâches non importantes et non urgentes
Ce sont les tâches qui n’ont ni importance ni urgence. Il s’agit généralement de distractions ou de tâches inutiles.
⇒ Évitez-les autant que possible.
En résumé :
→ Gérer les tâches en haut à droite.
→ Passer plus de temps en haut à gauche.
→ Perdre moins de temps dans la moitié inférieure.
Les bonnes raisons d’utiliser la matrice Eisenhower 👍
- Prioriser efficacement, pour ĂŞtre plus productif et atteindre vos objectifs plus rapidement.
- Éviter les distractions, pour vous concentrer sur les tâches qui ont le plus d’impact sur vos objectifs à long terme.
- Améliorer la planification, pour éviter les situations d’urgence et améliorer votre planification globale.
La matrice d’Eisenhower, c’est le secret pour une gestion efficace de votre temps ! Priorisez les tâches urgentes et importantes, et laissez de côté les distractions inutiles. Avec cet outil, vous augmenterez votre productivité, atteindrez vos objectifs plus rapidement et serez plus efficace dans votre travail. Faites de cette matrice votre alliée pour une gestion de temps réussie !
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